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Meldepflichten in der EU

Die Meldepflichten in der EU und im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) zur Einhaltung von arbeitsrechtlichen Bestimmungen sind nicht neu. Allerdings haben viele Länder die Meldepflicht deutlich verschärft, was für Unternehmen, die Mitarbeiter im Ausland einsetzen einen erhöhten administrativen Aufwand bedeutet. Wer dieser Pflicht nicht nachkommt, muss mit erheblichen Bußgeldern rechnen. 

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Die Meldepflicht ist überdies mit teilweise sehr langen Vorlaufzeiten verbunden. Die größte Herausforderung für Unternehmen ist jedoch, dass die Meldeverfahren von Staat zu Staat erheblich variieren. Schon Geschäftsreisen von einem Tag müssen vorab gemeldet werden – und zwar unter Berücksichtigung der Vorgaben des jeweiligen Landes. Die wirtschaftliche Flexibilität wird hierbei auf die Probe gestellt, nicht zuletzt weil bei Nichtbeachtung hohe Strafen bis Freiheitsentzug und Verbot
von Geschäftstätigkeit drohen.

Die BDAE Consult unterstützt ihre Mandanten mit einem eigenen Meldepflichten-Konzept. Dabei übernimmt sie für Unternehmen den kompletten Prozess und hält das entsprechende Know-how bereit. Auf diese Weise kann ein reibungsloser Ablauf von Geschäftsreisen und Entsendungen ins EU/EWR-Ausland gewährleistet werden.

Unsere Beratungsleistungen

  • Datenbank mit aktuellen Infos und Dokumenten zu Meldepflichten aller EU-Länder

  • strategische und operative Unterstützung bei den Meldepflichten

  • Schulung von Travel Managern und Personalern

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Das BDAE-Konzept
Ganzheitliche Beratung vom Experten

Es gibt keine Standardentsendung, aber jeder Mitarbeitereinsatz im Ausland – egal ob in Europa oder weltweit – tangiert fast immer vier Rechtsbereiche, die stark miteinander verzahnt sind. Unser Konzept berücksichtigt diesen Fakt und sorgt dafür, dass die Kosten einer Auslandsentsendung minimiert werden.

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Europaweit unterschiedliche Meldepflichten und Dokumentationsvorschriften

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein deutsches Unternehmen schickt einen Vertriebsmitarbeiter für einen Tag in die Schweiz. Passend mit Anzug und Krawatte bekleidet, machte er sich in seinem Dienstwagen auf den Weg. Als er die Grenze passierte, schoss der Zoll – von ihm unbemerkt – ein Foto und erfasste den Zeitpunkt. Das Gleiche passierte bei seiner Rückkehr etwa zwölf Stunden später. Kurz darauf zogen ihn die Beamten zur Kontrolle aus dem Verkehr und fragten nach seiner Meldebescheinigung, die er nicht vorlegen konnte. Damit verstieß sein Unternehmen gegen die Schweizer Arbeitsschutzbestimmungen – und steht nun auf der schwarzen Liste der mit der Schweiz gewerbetreibenden Unternehmen. Nach einem weiteren Verstoß droht der Ausschluss vom Markt.

Die einzelnen Meldeverfahren variieren von Staat zu Staat genauso wie die zuständigen Behörden. Oftmals gibt es Ausnahmen für spezielle Tätigkeiten, die ein Arbeitnehmer vor Ort ausüben soll. Sehr häufig gelten zudem besondere Vorschriften für das Transportgewerbe. 

Die Meldepflicht ist überdies fast immer mit Dokumentationsvorschriften verbunden. Egal in welchem Land ein Mitarbeiter tätig wird und gemeldet werden muss - das bürokratische Verfahren ist in jedem Land anders, stets komplex sowie voller Ausnahmen und Besonderheiten. Zwar stellen viele nationale Behörden Informationsblätter in englischer Sprache zur Verfügung, der oftmals online-basierte Meldeprozess selbst findet allerdings in der Regel in der jeweiligen Landessprache statt.

Die Berater der BDAE Consult unterstützen Unternehmen dabei, die richtigen Anträge auszufüllen sowie Fristen einzuhalten und unterstützt bei Bedarf auch strategisch und operativ bei den Meldepflichten.

Jede Konstellation muss individuell betrachtet werden, denn auch Aufenthaltsrecht spielt eine Rolle und dieses hängt wiederum von der Nationalität der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ab.

Oft wenden sich auch Beschäftigte eigeninitiativ bei der BDAE Consult, weil sie beispielsweise vom Arbeitgeber mit der Aufgabe betraut worden sind, sich selbst um die Rahmenbedingungen ihres mobilen Arbeitens im Ausland zu beschäftigen. Hier sie darauf hingewiesen, dass es ohne die Kooperation der Arbeitgeber keine rechtlich sichere Möglichkeit des Homeoffice im Ausland geben kann. Unternehmen haben Arbeitgeberpflichten zu erfüllen – das gilt auch beim mobilen Arbeiten im Ausland.

Aus der Praxis

Etliche Länder haben die Meldepflichten in der EU und im EWR zur Einhaltung von arbeitsrechtlichen Bestimmungen deutlich verschärft, was für Unternehmen, die Mitarbeiter im Ausland einsetzen einen erhöhten administrativen Aufwand bedeutet. Bei Verstößen drohen zudem heftige Sanktionen.

Auch für 2019 sollten Personal- und Global-Mobility-Verantwortliche vor allem eines auf der Agenda haben: Die Verschärfung von Meldepflichten innerhalb der EU und des EWR. Ein Grund dafür ist die Reform der EU-Entsenderichtlinie (96/71/EG) Mitte 2018, die bis Juli 2020 in nationales Recht umgesetzt werden muss. Deren Vorschriften legen fest, dass sich in einen anderen Mitgliedstaat entsandte Arbeitnehmer auf eine Reihe von zentralen Rechten, aber auch Pflichten, berufen können, die im Aufnahmemitgliedsstaat gelten – obwohl sie nach wie vor Beschäftigte des entsendenden Unternehmens sind und somit das Recht dessen Mitgliedstaats maßgebend für sie ist. 

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