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Mitarbeiterentsendung in die USA: Aktuelles zum Aufenthalts-, Sozialversicherungs- und Steuerrecht

Immer noch zählen die Vereinten Nationen zu einer der weltgrößten Volkswirtschaft und trotz Handelsstreitereien erfreut sich das Land seit Jahren über einen steigenden internationalen Warenaustausch. Um von dieser Entwicklung zu profitieren, versuchen deutsche Unternehmen zusehends ihr US-Geschäft aufzubauen oder zu vergrößern. Dies geschieht vor allem durch Auslandsentsendungen aus Deutschland in die jeweiligen Niederlassungen innerhalb der USA. Einige Quellen schätzen die Anzahl von Deutschen, die in den USA arbeiten, auf rund 300.000 Personen.

Der Investitionsdrang der deutschen Wirtschaft in den USA wird durch strenge gesetzliche Vorschriften vor allem durch die kostspielige Erlangung der Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis ausgebremst. Zudem drohen bei Missachtung oder Übersehen von Vorschriften nicht nur drakonische Strafen für das gesamte Unternehmen, sondern auch der Freiheitsentzug der Mitarbeiter oder ein Wiedereinreiseverbot mit Ausweisung.

Die große Herausforderung von Personalabteilungen ist mehr dann je, Entsendungen in die USA so zu gestalten, dass unternehmerische Ziele erreicht und die Compliance-Anforderungen in Deutschland und in den USA erfüllt werden. Zugleich müssen jedoch auch die Erwartungen und Bedürfnisse des Mitarbeiters berücksichtigt werden.

Grundsätzlich ist es dabei ebenfalls wichtig, die aktuelle politische Lage im Auge zu haben. Rechtliche Anforderungen auf der einen Seite und Ermessensentscheidungen der Behörden auf der anderen Seite. Beide Seiten funktionieren nicht ohneeinander, erleichtern den Aufwand der Personalabteilung jedoch nicht.

Haftungsrisiken minimieren

Unter dem Leitfaden „America First“ ist die erste Schwierigkeit die Frage nach der korrekten Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis. Ohne die erforderliche Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis kann eine noch so gut geplante Entsendung in die USA schlicht und einfach nicht stattfinden. Meist unterschätzt werden auch die aufenthaltsrechtlichen Anforderungen einer kurzfristigen und meist auch regelmäßig vorkommenden Dienstreise in die USA. Es bedarf eines besonders sensiblen Umgangs mit der Frage worauf in diesem Zusammenhang zu achten ist und welche Risiken unbedingt vermieden werden sollten. Verschärfte Voraussetzungen hinsichtlich der Investitionshöhe des Unternehmens oder höhere Gehaltsgrenzen, schränken den ohnehin schon engen Handlungsspielraum deutscher Firmen noch mehr als zuvor ein.

Auch im Bereich Geschäftsreisen gehören verschärfte Kontrollen in den US-amerikanischen Niederlassungen bereits zum Alltag.

Ist die Frage der Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis zunächst einmal geklärt und das Visa-Antragsverfahren bestenfalls sogar bereits abgeschlossen, ist Vorbereitung des geplanten Auslandseinsatzes jedoch noch nicht abgeschlossen. Bestenfalls werden auch die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen vor Reiseantritt geprüft und die erforderlichen Maßnahmen in die Wege geleitet. Die rechtliche Einordnung lässt dabei keinesfalls pauschalisieren, sondern hängt von vielen – auch in der Person des Mitarbeiters liegenden – Faktoren ab.
Haftungsrisiken lassen sich dabei nicht ausschließlich aus deutscher Sicht ermitteln. Trotz bestehender Koordinierungsregelungen – wie beispielsweise das bestehende Sozialversicherungsabkommen zwischen Deutschland und den Vereinigten Staaten von Amerika – ist immer zu beachten, dass sich ein in den USA tätig werdender Mitarbeiter damit auch im Rechtsgebiet der USA bewegt. Wichtig ist daher nicht nur die Grenzen zu kennen, sondern auch die gegebenenfalls zu berücksichtigenden amerikanischen Rechtsvorschriften.

Dies verdeutlicht sich ebenfalls im Zusammenhang mit den arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen in den USA, die durchaus von den bekannten deutschen Bestimmungen abweichen können. Soll ein Mitarbeiter bei einer Tochtergesellschaft in den USA vorübergehend eingestellt werden, verdeutlicht sich dies noch. Vergleicht man den in den USA gerne gesehenen „Offer Letter“ mit den umfassenden Regelungen eines deutschen Arbeitsvertrages, werden die Unterschiede deutlich ersichtlich. Nicht zu unterschätzen ist in diesem Zusammenhang die Unsicherheit des Mitarbeiters, der eine solche Vereinbarung unterschreiben soll.

Lösungen aufeinander abstimmen

Aber was bedeutet das für die Praxis für das entsendende Unternehmen und die Mitarbeiter? Was ist bei der Beantragung des Arbeitsvisums beziehungsweise der Arbeitserlaubnis bereits im Vorfeld zu beachten? Kann der Mitarbeiter im deutschen Sozialversicherungssystem verbleiben? Wie verhält es sich mit dem deutsch-amerikanischen Sozialversicherungsabkommen? Was gilt es bei der Steuerpflicht sowohl für das Unternehmen als auch für den Entsandten an Vorgaben zu erfüllen? Hat eine neue Steuergesetzgebung auch Auswirkungen auf bestehende Auslandseinsätze? Wie steht diese im Verhältnis zum Doppelbesteuerungsabkommen mit den USA?

Auf all diese Fragen wird der Auslandsexperte BDAE gemeinsam mit spezialisierten Referenten aus den Bereichen

  • Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigungsrecht,
  • Sozialversicherungsrecht und
  • Steuerrecht

auf dem eintägigen Seminar Antworten geben.

Ziel ist es, Fach- und Führungskräften sowie Global-Mobility-Managern zu zeigen, wie Lösungen innerhalb dieser Rechtsgebiete ideal aufeinander abgestimmt werden können. Während des Seminars erhalten die Teilnehmer einen ganzheitlichen

  • Überblick über die Herausforderungen von Entsendungen in die USA,
  • Erreichung legaler Voraussetzungen zur beruflichen Tätigkeit in die USA,
  • hilfreiche Tipps zur bestmöglichen Absicherung der Mitarbeiter und
  • vielfältige Anregungen, um Entsendungen effektiv zu gestalten.

Praxisbeispiele und ein Erfahrungsaustausch mit Kollegen runden das Programm ab.

Seminar USA Mrz20

Dienstag, 24. März 2020

9.30 Uhr bis 17.30 Uhr

Kühnehöfe 3, 22761 Hamburg

Teilnahmegebühr: 690 Euro zuzüglich MwSt.

Für BDAE-Mitglieder: 600 Euro zuzüglich MwSt.

Seminarprogramm und Anmeldeunterlagen

Teilnahmebedingungen